2020 har vært et helt ekstraordinært år med tanke på aktiviteter i klubben  og mulighet for å samles i større grupper. Mange av de planlagte aktiviteten har det vært nødvendig å flytte eller avlyse for å ta hensyn til koronaepidemien som har påvirket oss alle.

Etter opprinnelig plan, skulle klubben gjennomført ordinært årsmøte i april. Da det ble klart at det ikke var mulig å gjennomføre møter i april, ble klubbene anbefalt å utsette møtene til høsten 2020. I samarbeid med valgkomiteen valgte styret å sette ny årsmøtedato til 3. oktober. Grunnen til at vi valgte denne datoen, var at vi da kunne sette ny frist for å fremme saker og personer til valg, etter sommerferien.

Som tidligere år, sendte klubben inn søknad om momskompensasjon til NKK innen fristen 1. juli. Søknadene samles av NKK som søker lotteritilsynet på vegne av alle rase- og hundeklubbene. Et krav fra lotteritilsynet, er at de som søker skal ha godkjent årsmelding , regnskap og revisjon av regnskapet, fra årsmøtet. Grunnet koronaepidemien, hadde vi ikke dette på plass da vi sendte søknaden til NKK (det hadde heller ikke de andre klubbene).

Tidlig på sommeren fikk vi beskjed fra NKK om at vi fikk utsettelse på å sende inn signert årsmelding, regnskap for 2019 og revisjonsberetning til 31. august.  Ettersom momskompensasjonen utgjør en betydelig inntekt for klubben (20 - 45 000 per år, avhengig av beløp til utdeling og antall som søker), valgte styret å legge frem årsmelding, regnskap og revisjonsberetning for klubbens medlemmer for avgjørelse i et ekstraordinært årsmøte.

Da det ble klart at det var vanskelig å gå gjennomført fysiske møter, fikk klubben tilbud om å bruke en elektronisk løsning for årsmøter, utviklet av OBOS. Løsningen er gratis for klubber og foreninger. Løsningen forutsetter at medlemmer som skal stemme via systemet, ligger inne med et mobilnummer. Det bel av denne grunn gjort en jobb for å oppdatere medlemsregisteret med telefonnumre. Da papirene til det ekstraordinære årsmøtet ble sendt ut, var det under 10 medlemmer som ikke var registrert med et mobilnummer. OBOS-løsningen forutsetter at de som skal delta elektronisk har et norsk mobilnummer. Det er imidlertid mulig å legge inn stemmer manuelt. Dette forutsetter at det legges inn en pdf fra det medlemmet som trenger bistand, som dokumentasjon for den manuelle registreringen. På det ekstraordinære årsmøtet var det et medlem som fikk sin stemme registret manuelt.

Da vi nærmet oss den varslede datoen for ordinært årsmøte (3. oktober), ble det klart at heller ikke dette kunne gjennomføres som et fysisk møte. Styret valgte å holde muligheten åpen for en kombinasjon at digitalt og fysisk møte åpen så lenge som mulig, men i midten av september ble det klart at det måtte bli et heldigitalt møte også i oktober. Sakene som ikke ble behandlet på det ekstraordinære årsmøtet i august, ble behandlet på det ordinære møtet.

I forbindelse med gjennomføring av det ordinære årsmøtet, oppdaget vi en ny svakhet i OBOS-løsningen. Det var kun mulig å gjennonmøre et valg, nemlig valg på styre. Vi trengte også å velge nye medlemmer til valgkomiteen og dette måtte dermed gjøres som en ordinær sak. Det var tre manuelle stemmer ved det ordinære årsmøtet. På begge møtene var det mulig å legge inn kommentarer til den enkelte sak. Kommentarene er tilgjengelig for de som hadde stemmerett på det tidspunktet møtene ble gjennomført, ved at man logger seg inn på møtet. Valgdeltakelsen på de to møtene var på hhv 115 og 114 medlemmer.

Å gjennomføre årsmøtet digitalt er ingen spesielt god løsning. Det forrige styret vurderte imidlertid at dette var den eneste muligheten for å få gjennomført møte i år. Vi håper det vil være mulig å gjennomføre et vanlig årsmøte i 2021.

Klikk på linkene for å se protokoller fra årsmøte og ekstraordinært årsmøte. 

For sittende styre på årmøtetidspunktet

Line Orlund
Tidligere leder